Application de gestion de groupes de l'UCLouvain
- Mounir Laity
Vous êtes devenus gestionnaire d’une ou de plusieurs boîtes aux lettres partagées ? Vous avez désormais accès à l’application de gestion de groupes de l’UCLouvain ! Cette application vous permet entre autres d’ajouter ou de supprimer des membres aux groupes que vous gérez. Elle vous permet aussi de consulter les groupes auxquels vous appartenez. Découvrez dans cet article comment utiliser cette application.
Différences entre groupe UCLouvain et boîte aux lettres partagée
Avant d’expliquer le fonctionnement de l’application de gestion de groupes de l’UCLouvain, il convient d’expliquer les différences entre un groupe UCLouvain et une boîte aux lettres partagée.
Une boîte aux lettres partagée (ou shared mailbox en anglais) est, comme son nom l’indique, une boîte mail à laquelle tous ses membres ont accès. Cette boîte mail est donc partagée à tous ses membres. Généralement, lorsqu’une personne répond à un mail envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la personne.
Un groupe UCLouvain définit simplement un ensemble de membres ayant accès à la même ressource. Cette ressource peut être une boîte aux lettres partagée, un calendrier partagé, etc.
Vous ne pouvez pas utiliser l’application de gestion de groupes pour créer une nouvelle boîte aux lettres partagée. Pour demander la création d’une nouvelle boîte aux lettres partagée, envoyez-moi un mail (mounir.laity@uclouvain.be) me mentionnant clairement le nom de l’adresse partagée.
Quelles sont les responsabilités d’un gestionnaire de groupe ?
En tant que gestionnaire de groupe, vous êtes responsable des membres de ce groupe. Un membre d’un groupe est une personne ayant accès à ce groupe et ses ressources. Pour les boîtes partagées, seuls les membres d’un groupe ont accès à la boîte partagée associée.
Cela veut dire que vous devez vous assurer que seules les personnes nécessaires soient membres du groupe que vous gérez. Concrètement, vous pourrez être amenés à réaliser les opérations suivantes :
Ajouter un ou plusieurs membres à un groupe
Enlever un ou plusieurs membres à un groupe
Un gestionnaire d’un groupe n’est pas forcément membre de celui-ci.
Accès à l’application de gestion de groupes
Il vous faut bien évidemment avoir accès à votre compte UCLouvain pour avoir accès à l’application de gestion de groupes.
Rendez-vous à l’adresse suivante : Gestion des groupes (https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/)
Entrez votre adresse mail UCLouvain comme identifiant et le mot de passe de votre compte UCLouvain comme mot de passe pour vous connecter.
Consulter vos informations
Vous pouvez consulter vos informations depuis la page d’accueil de l’application. Pour cela, cliquez sur le bouton “Autres informations me concernant”.
Pour plus d’informations sur cette page, veuillez consulter la page de documentation concernée : https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_autres.php (https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_autres.php)
Ajouter une personne comme membre d’un groupe que vous gérez
Il est fortement conseillé de consulter l’aide en ligne de l’application pour voir ce que vous pouvez faire sur cette application. Vous pouvez la retrouver depuis le haut de la page d’accueil de l’application de gestion de groupe (aide en ligne) ou à cette adresse : https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_depart.php (https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_depart.php)
L’ajout d’un membre à un groupe se fait depuis la page d’accueil de l’application de gestion des groupes.
Dans la boîte nommée “Je peux gérer les membres de”, cliquez sur le groupe pour lequel vous voulez ajouter un membre.
Cliquez ensuite sur le bouton “Ajouter” de la boîte “Comptes Membres”. Une boîte de critères de recherche va alors s’ouvrir.
Il vous faut à présent choisir les personnes à ajouter. Si vous connaissez l’adresse mail de la personne, choisissez le critère “mail”. Sinon, vous pouvez choisir le critère “Début du nom” et taper le nom ou le prénom de la personne à ajouter.
Vous pouvez également ajouter plusieurs membres d’un seul coup en utilisant “Une liste de personne ou de comptes”. Il faut alors séparer chaque personne par une virgule ou par un retour à la ligne.
Cliquez ensuite sur le bouton “Ajouter comme nouveaux membres de <NOM DU GROUPE>”. Cela lancera la recherche.
Une nouvelle boîte avec les résultats de votre recherche apparaîtra. Sélectionnez les personnes que vous voulez ajouter au groupe en cochant la case à gauche de leur nom puis cliquez sur “Ajouter les comptes sélectionnés comme membres du groupe”. Validez en cliquant sur OK dans la nouvelle boîte de dialogue qui s’affiche.
Pour plus d’informations sur cette procédure, consultez https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_mesgroupes.php (https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_mesgroupes.php)
Enlever des membres d’un groupe que vous gérez
La procédure pour enlever un ou plusieurs membres est particulièrement simple. Elle se fait encore une fois depuis la page d’accueil de l’application de gestion des groupes.
Dans la boîte nommée “Je peux gérer les membres de”, cliquez sur le groupe pour lequel vous voulez enlever un membre.
Dans la boîte “Comptes Membres”, sélectionnez tous les membres que vous voulez enlever en cochant la case à gauche de leur nom.
Cliquez sur le bouton “Retirer les membres sélectionnés” en haut à droite de la boîte “Comptes Membres”.
Validez la suppression en cliquant sur “OK” dans la boîte de dialogue qui s’affiche.
Un petit message de confirmation s’affichera.
Veuillez noter que l’ajout ou la suppression d’un membre peut prendre jusque 60 minutes avant d'être effectif.
Des questions supplémentaires ou des problèmes techniques ?
N’hésitez pas, en première étape, à consulter l’aide en ligne de l’application. Elle devrait répondre aux questions les plus répandues pour l’application de gestion de groupes. Vous la retrouverez en haut de la page d’accueil de l’app de gestion de groupes ou à cette adresse : https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_depart.php (https://sites.uclouvain.be/sgsi-apps/shib-gesgrp/prod/aide_depart.php)
En cas de problèmes techniques liés à l’application de gestion de groupes, vous pouvez contacter le service desk de l’UCLouvain. L’adresse suivante regroupe les différentes manières de le contacter : https://uclouvain.be/fr/decouvrir/acces-informatiques.html#service-desk (https://uclouvain.be/fr/decouvrir/acces-informatiques.html#service-desk)
